7 tips voor succesvol continu verbeteren met je team
In veel bedrijven / organisaties is continue verbeteren aan de orde van de dag. Hierin succesvol zijn is geen eenvoudige opgave, die je er ‘even bij doet’. Het toepassen van LEAN-principes of het gebruik van andere verbeter-systematieken alleen is niet voldoende. Het is naar mijn idee een groot misverstand om te denken dat het dan ‘vanzelf’ gaat. Intensieve, consequente aandacht en inspanning is nodig om verbeteringen op gang te brengen en vooral ook te houden.
Lees hieronder 7 tips over hoe je dit kunt aanpakken, die je direct kunt toepassen en waarmee je succes gaat boeken.
- Maak ‘hapklare brokken’
Zet kleine stappen, waardoor je voor iedereen snel merkbare resultaten kunt boeken. Dit geeft voor de betrokkenen voldoening om er mee bezig te zijn en maakt het ook mogelijk om betrokkenen regelmatig te complimenteren met hun vorderingen.
- Plan frequent korte overlegmomenten
Bij voorkeur 1x per week 1 uur – max 1.5 uur / evt. 1x per 2 weken als de agenda het niet anders toelaat. De reguliere werkzaamheden moeten immers ook doorgaan. Wacht je langer, dan ga je merken dat je ieder keer opnieuw moet beginnen, want dan is de inhoud bij iedereen weggezakt.
- Herhalen, herhalen, herhalen
Denk nooit : “Dat heb ik toch al een keer verteld! Dat moeten ze toch weten!” Maar grijp iedere mogelijkheid aan om terug te komen op : “waarom zijn we hier nu mee bezig? waarom doen we dit?” Er is nog nooit tegen mij gezegd : “ho maar, ho maar, je hoeft het niet nog een keer te vertellen? Dat weten wij wel hoor!” Herhalen is nodig om beweging te krijgen.
- Geef 1 persoon de ‘regie’
Maak 1 persoon (met competenties : analytisch vermogen, gestructureerd denken, abstraheren) ‘vrij’ die zorgt voor een voortgangsrapportage (= géén verslaglegging) : vastleggen/uitwerken van hetgeen is afgesproken en (voorbereiding van) nog te bespreken onderwerpen. Zorg dat betrokkenen deze rapportage gebruiken om zich voor te bereiden, na te denken over waar ze mee bezig zijn, hun eigen visies / gedachten bespreekbaar te krijgen.
- Zorg dat iedereen bij elkaar gesloten is én blijft
Sta regelmatig stil bij : “hoe vinden jullie dat het gaat?” Geef ruimte voor ‘stoom afblazen’ en zet alles weer terug in het juiste perspectief (waarom gebeuren dingen, moeten we iets mee doen, wat dan en waarom). Niet iedereen heeft het vermogen om dit zelf te kunnen, maar moet daarbij worden geholpen om ‘on-track’ te (kunnen) blijven.
- Leg ‘zere plekken’ op tafel
Ga ‘zere plekken’ niet uit de weg, maar maak ze bespreekbaar, zodat ze niet in de weg blijven zitten en het vervolg gaan belemmeren. Probeer hierin eerlijk naar elkaar te zijn. Dit lukt meestal niet in een keer, want daar is tijd en vooral ook aandacht voor nodig. Onderken daarbij dat niet iedereen op dezelfde manier in elkaar steekt en op dezelfde manier reageert of kan reageren op wat er gebeurt.
- Ben continu alert
Het gebeurt echt niet alleen tijdens geplande bijeenkomsten. Ook tussendoor is er beweging of gaat beweging ontstaan. Hou dit goed in de gaten, heb er altijd aandacht voor en doe er iets mee. Leg waar nodig uit. Stel zo nodig bij. Want dan hou je de betrokkenen enthousiast en worden ze getriggerd om er continu mee bezig te zijn.
Als je deze tips consequent toepast, ga je merken dat er binnen je team :
- Meer mee-gedacht en mee-bewogen gaat worden
- Meer over de grenzen van het eigen werk / het eigen team gekeken gaat worden
- Een betere onderlinge (werk)sfeer gaat ontstaan, met meer openheid en eerlijkheid
- Het vertrouwen in een goede afloop groeit én ‘veranderweerstand’ verdwijnt
Veel verandersucces gewenst!
Ineke Verberne
