Van een afdeling met lange gangen met vergaderruimten en kamertjes waar de medewerkers van de gemeente Capelle aan den IJssel werkten, naar een ontmoetingsplein met werkzones. Van individueel naar meer gezamenlijk werken in een open omgeving, activiteit-gerelateerd. Nieuwe werkvormen, nieuwe kantoorvorm, andere inrichting van de werkomgeving. Een metamorfose. Impressie van een succesvol pilotproject.

De gemeente Capelle aan den IJssel streeft naar meer openheid en transparantie, een beter contact tussen
ambtenaar en burger en een intensievere samenwerking tussen werknemers en afdelingen. De organisatie groeit, dus moeten op minder vierkante meters kantoorruimte meer mensen kunnen werken. Besloten werd tot een pilotproject bij twee afdelingen: Welzijn & Educatie en Stedelijke Ontwikkeling.
Werkprocessen werden in kaart gebracht en vertaald naar een open werkconcept: individuele werkkamers werden opgeheven, de werkplekken zijn gerealiseerd in open zones, inclusief diverse concentratieruimtes en transparante vergaderruimtes. Elke afdeling heeft nu een centraal plein voor verschillende activiteiten: ontmoeten, kort vergaderen, printen, centrale archivering, post, koffie en bezoek. Bezoekers nemen plaats aan een grote leestafel of op een van de fauteuils. Hoewel de opzet identiek is, zorgen grote fotoprints op de afdelingen voor identiteit: kenmerkende gebouwen, stadsgezichten en topografische kaarten bij Stedelijke Ontwikkeling, visuals van mensen en vlinders bij Welzijn & Educatie.
De reacties, zowel van medewerkers als bezoekers, zijn zeer positief. Meer openheid, meer transparantie, meer samenwerking. Inmiddels is besloten de nieuwe manier van werken ook bij de nieuw te bouwen gemeentewerf te introduceren en, zodra de financiële middelen dat toelaten, bij de overige gemeentelijke afdelingen.
Het veranderproces werd door de gemeente Capelle aan den IJssel intensief begeleid, Gispen werkte samen met Kubik Interieur en Architectuur en Frank Verberne van INVORM, specialist in verandermanagement.

Wil je de rest lezen? Download hier de PDF van deze publicatie →