Onnodige drempels en obstakels? Weg ermee!
Medewerkers zijn elke dag bezig om hun taken zo effectief en efficiënt mogelijk te doen. Ze balen er van als werkzaamheden onnodig moeizaam verlopen. Ze weten vaak ook hoe het sneller, handiger en kwalitatief beter kan. Zeker als je ze het vraagt.
Managers blijken slechts in beperkte mate de taak- en werkdoelen van hun medewerkers te kennen. Ook niet de belemmeringen die ze tegen komen om zo productief mogelijk te werken. En niet welke middelen ze nodig hebben om meer bij te dragen aan het resultaat van de afdeling/organisatie.
Wat is de ‘Top 5’ van obstakels in veranderprojecten (uit eigen ervaring; niet door onderzoek vastgesteld)?
In willekeurige volgorde van vertraging en ergernis:
- Niet (snel) aan de gewenste informatie kunnen komen;
- Beslissingen die maar uitgesteld worden (zonder terugkoppeling van zaken);
- Niet beschikbaar zijn van relevante collega’s buiten een veranderwerkgroep, omdat ze worden ‘tegengehouden’ door hun manager vanwege andere prioriteiten;
- Onnodige rapportages over voortgang en (tussentijds) resultaat, waar ook nog niets of nauwelijks iets mee gedaan wordt;
- Gebrek aan ‘gehoor’ bij de opdrachtgever en teveel aan ‘bemoeizucht’ van de (resource)managers in het bepalen ‘hoe’ het werk gedaan moet worden (in plaats van autonomie bij de werkgroep laten).
Hoe komt het dat het gaat zoals het gaat? Met het samenstellen van een (verander)werkgroep en het formuleren van een ‘doel’ denkt het management ‘klaar’ te zijn. Het probleem is gedefinieerd en heeft een eigenaar (=werkgroep). Er kan een ‘vinkje’ gezet bij de veranderopdracht en er wordt over gegaan naar een volgende issue. Maar met vinken zetten gaat een werkgroep niet vonken. Daar is méér voor nodig. Zoals de vraag van de opdrachtgever/het MT aan de werkgroep bij de start: wat hebben jullie nodig om succesvol te zijn? Wat moeten wij (als directie/lijnmanagement) bijdragen?
Een andere ‘vonk-factor’ is de samenstelling van de werkgroep. Dit moet niet zo zeer gebeuren op basis van beschikbaarheid of functie, maar op basis van het noodzakelijk gedrag en de mentaliteit die nodig is. Vraagt de opdracht dat iemand over de grenzen van zijn eigen afdeling kan denken en werken? Vraagt het out of the box denken, of is het kunnen smeden van coalities relevant? Selecteer hier dan op.
We laten dus onnodig kansen en mogelijkheden liggen om verandering te versnellen. Hoe zou het zijn als je als manager elke dag van 1 van je medewerkers 1 onnodige drempel weghaalt of 1 gewenst middel ter beschikking stelt? Dat zou een flinke ‘boost’ geven aan verandering.
Reageren op deze blog? Graag! frank.verberne@invorm.biz
