Voor de 420 medewerkers van Woonbedrijf komt er een spannende tijd aan. Na een ruime periode van voorbereiden gaat het Woonbedrijf vanaf 2016 opereren vanuit een nieuwe locatie (Wal 2, Eindhoven). De organisatie gaat van vier locaties, naar één vestiging. Dit is naast een bedrijfseconomische ook een heel duurzame keuze, die aansluit bij de missie van ons bedrijf. We verlagen onze ‘footprint’, maken samen- werken tussen onze medewerkers gemakkelijker (minder pendelen tussen locaties) en leggen minder beslag op het aantal vierkante meters in de stad. Bovendien gaan we het nieuwe kantoor huren. Door niet voor eigendom van een pand te kiezen zijn we veel flexibeler. Door te kiezen voor huren in plaats van kopen kunnen we ons vermogen maximaal inzetten voor onze huurders.

De verandering betreft niet alleen een andere gezamenlijke locatie op een andere plek in de stad. In de nieuwe werkomgeving gaan we ook werken volgens de principes van onze interpretatie van Het Nieuwe Werken :
• Iedere medewerker, bepaalt binnen grenzen, met wie, waar, wanneer en hoe hij zijn resultaat behaald.
• Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het behalen van zijn resultaat.

Kenmerkend voor ‘nieuwe-werken-projecten’ is dat het raakt aan de aspecten (of clusters) fysiek, virtueel en mentaal. Binnen onze projectorganisatie zijn de fysieke en virtuele clusters op een andere manier ingevuld en aangepakt dan het mentale cluster. De fysieke en virtuele onderdelen kennen een projectmatige aanpak; het projectteam is verantwoordelijk en de organisatie biedt ondersteuning. Enkele voorbeelden van fysieke en virtuele clusteronderdelen zijn het opruimen van de fysieke archieven en het digitaliseren hiervan, en de overgang naar een extern datacenter. Het mentale deel is ingestoken als een organisatie-ontwikkeltraject; de lijn is verantwoordelijk en de projectorganisatie faciliteert.

Hoe hebben we de lijnverantwoordelijken gefaciliteerd?
Op verschillende plaatsen in de organisatie zijn we gaan experimenteren met facetten van onze nieuwe manier van werken. Daarnaast zijn we onder medewerkers en managers op zoek gegaan naar ‘ambassadeurs’; deze zijn ook ingezet in het ontwikkelprogramma. Daarnaast zijn er workshops gehouden voor leiding-gevenden. Hierin zijn we met elkaar op zoek gegaan naar de betekenis van het werkconcept in het algemeen, en naar de specifieke betekenis ervan voor ‘de rol van leidinggevende’ en voor jou als persoon/medewerker.

Welke veranderingen staan ons te wachten?
Niemand in onze organisatie heeft meer een ‘eigen domein’, geen eigen kamer, geen eigen bureau, geen eigen ladenblok, zelfs geen ‘eigen’ vlek voor het team. We gaan activiteitengericht werken: werken in de werkomgeving (en met de collega’s) die het beste past bij de werkopgave die een medewerker/ manager heeft. We hanteren een delingsgraad van 65%, wat betekent dat er 65 Arbo-werkplekken zijn voor 100 medewerkers hebben, naast diverse andere werk- en ontmoetingsplekken.

Zoals geschetst hebben we er voor gezorgd dat medewerkers en managers zich (via schetsen van de nieuwe werkomgeving, testopstellingen en werkbezoeken) een zo goed mogelijk beeld kunnen vormen ‘hoe het gaat worden’; ook is er al (kleinschalig) geëxperimenteerd met onderdeel van onze nieuwe manier van werken. Maar hoe het activiteitgericht mentaal gaat uitpakken in de werkpraktijk van alledag, gaan we pas ervaren vanaf januari 2016, als het zo ver is. Dan gaat duidelijk worden hoe succesvol de inspanningen in de voorbereidingsfase op dit vlak zijn geweest.

Laten we het project vanaf januari los?
Nee; vanaf de invoering gaat het project een nieuwe fase in: de fase van 4 x 4.
1. 4 uur om de nieuwe werkomgeving te ontdekken, je die wat eigen te maken, je wat thuis te gaan voelen;
2. 4 dagen dat er een zogenaamd A-team (jawel, vernoemd naar de gelijknamige TV-serie) klaar staat en verantwoordelijk is om, als er zaken (nog) niet naar tevredenheid werken, deze op te pakken en op te lossen;
3. 4 weken, waarbij er extra bezetting is op onze helpdesk (ICT en facilitair);
4. 4 maanden; de periode waarin we niets veranderen aan ons nieuwe werkconcept; waarin we gaan werken zoals besproken en uitgedragen.

Daarna gaan we met elkaar (medewerkers, leidinggevenden en stuurgroep) evalueren. Of de dienstverlening naar de klant is verbeterd, hoe de mensen individueel functioneren in de nieuwe werkomgeving, hoe de onderlinge samenwerking verloopt en of ons nieuwe werkconcept bijgesteld moet worden. Ik kijk uit naar 2016!

René Span,
Manager Bedrijfsondersteuning

Wil je meer horen hoe we dit mooie project hebben aangevlogen en/of wat de resultaten zijn?
Bel of mail mij.
T: 06-53228699
M: r.span@woonbedrijf.com
I: www.woonbedrijf.com